疫情時代 WFH 必看!防疫居家辦公遠距開會,5大守則在家開會也能有效率、有品質!

網路會議須知守則


1. 記得關閉麥克風

麥克風收音範圍除了正在講話的人,也會收到同住者與周遭雜音,所以若自己沒有在發言,就務必養成關掉麥克風的習慣。另外部分網路會議系統無法同時處理多人的聲音,若大家都把麥克風打開,極有可能完全聽不到發言者在講什麼。

圖片/ Google meet

2. 發言音量放大、語速放慢

受器材與通訊狀況等限制,網路會議很常發生聽不到對方發言或聽不清內容的問題,故發言時務必把音量放大(但也不要到嘶吼)、放慢語速,還有視訊會議進行過程時間差也是一環,甚至會有聲音畫面不同步的狀況,因此在對方發言後,稍待1-2秒再發言。遇到有人和你同時發言,也要保持基本禮儀先等對方說完。



3. 留意事前準備

網路會議的事前準備比實體會議更重要。一方面可能還不太熟悉設備與器材、會議進行中也要小心斷線,為因應上述情況,必須詳細掌握會議內容。這時會議主持人扮演重要角色,開會前必須確認與會全員都有收到會議目的、議題、當天的會議進行表與資料等。



4. 注意背景

在家裡開視訊會議時,切記要處理背景空間。如果不想自己家被所有同事看的一清二楚,背景最好面牆壁,或是開會前把雜物收拾乾淨。然後不要去評論別人的背景,非常時期該有的禮節不可或缺。

圖片/ IKEA 虛擬背景

也有人會選擇虛擬背景的方式,有利有弊,受到通訊情形與照明設備的影響,身上衣服與背景融為一體不是沒有可能,挑選背景也有學問,像是度假勝地的圖片不太適合出現在工作場域裡,甚至可能給人印象不佳,因此若要選擇使用虛擬背景,時間、地點、環境都要充分考量。



5. 表情管理

認真聆聽時臉部表情通常會略顯僵硬,透過螢幕看起來可能像是在發呆一樣。聆聽時不妨加入用力點頭、偶爾微笑等,做出表情變化,表達出你現在正在聆聽對方說話的模樣。

圖片/ Freepik


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